Questions fréquentes

Les réponses simples aux questions que se posent les référents et les membres.

Comprendre PocketCrew

Qu'est-ce que PocketCrew ?

PocketCrew est une solution cashless pour les foyers, associations, clubs et amicales. Elle permet de gérer au même endroit les paiements, les soldes des membres, la caisse et les stocks.

À qui s'adresse PocketCrew ?

PocketCrew s'adresse aux foyers, associations, clubs et amicales qui vendent des produits à leurs membres et souhaitent simplifier leur gestion au quotidien.

Faut-il installer une application ?

Non. PocketCrew fonctionne directement depuis votre navigateur. Sur mobile et tablette, vous pouvez l'ajouter à l'écran d'accueil pour l'utiliser comme une application et recevoir les notifications.

PocketCrew remplace-t-il les espèces ?

Non. PocketCrew fonctionne aussi et surtout avec les espèces, mais le principe du Pocket cashless tendra à diminuer les échanges de monnaie. Chaque structure reste libre de choisir ses moyens de rechargement de Pocket.

Le Pocket

Qu'est-ce qu'un Pocket ?

Le Pocket est le solde personnel d’un membre dans une structure (cashless). Il augmente lorsqu’il est rechargé et diminue au fil des consommations.

Le Pocket est-il valable dans plusieurs structures ?

Non. Un utilisateur possède un Pocket personnel et indépendant dans chaque structure à laquelle il appartient. Le solde d’un Pocket ne peut pas être transféré vers celui d’une autre structure. Chaque structure (foyer X, club Y,...) est parfaitement indépendant.

Recharges et débits

Qui débite les consommations de membres ?

Ce sont les gardes qui débitent les Pockets, en identifiant le membre par QR code ou par recherche nominative.

Comment recharger un Pocket ?

Un Pocket d'un membre peut être rechargé par un garde après encaissement, ou de manière autonome par carte bancaire dans la page Client de PocketCrew (si la structure a l'option carte bancaire).

Que veut dire « Caisse » et « Hors caisse » ?

« Caisse » signifie que l’argent est destiné à la caisse physique de la structure. « Hors caisse » signifie qu’il est encaissé ailleurs (SumUp, virement, chèque, autre réserve…). Dans ce cas, le solde de la caisse n’est pas impacté. Ces termes sont utilisés lorsque le suivi de fond de caisse est activé.

Peut-on continuer à utiliser son SumUp ?

Bien sûr. PocketCrew est compatible avec l’utilisation d’un terminal de paiement externe comme SumUp. Les sommes encaissées avec ce terminal sont enregistrées « Hors caisse » afin de ne pas impacter la caisse physique (si suivi de caisse activé). Le garde créditera alors manuellement le Pocket du membre.

Que se passe-t-il en cas d'erreur ?

Une transaction n’est jamais supprimée : une correction est enregistrée et reste visible dans l’historique. Les éléments concernés sont automatiquement réajustés.

Que se passe-t-il si le solde est insuffisant ?

Le débit est refusé, sauf si la structure autorise un découvert. Dans ce cas, le membre peut descendre jusqu’à la limite définie par le référent.

Rôles et organisation

Quels sont les rôles disponibles ?

Référent : gère et pilote la structure.
Garde : recharge et débite les Pockets.
Client : utilise son Pocket pour ses consommations.

Les rôles sont-ils propres à chaque structure ?

Oui. Les rôles et les droits sont propres à chaque structure. Un utilisateur peut donc avoir des rôles différents d’une structure à l’autre.

Un garde peut-il se débiter lui-même ?

Oui, si le référent l’autorise. Il peut alors se débiter, se recharger ou corriger son propre Pocket selon les droits activés.

Téléphone et mode tablette

Faut-il du matériel particulier ?

Non. PocketCrew fonctionne sur téléphone, tablette et ordinateur. Avec les deux offres, une tablette peut être dédiée à l’encaissement au comptoir pour gagner en rapidité et en confort lors du service.

Comment fonctionne le mode tablette ?

La tablette est appairée à la structure et devient un terminal d’encaissement partagé. Chaque garde s’y connecte avec son propre code PIN pour encaisser, sans ouvrir sa session personnelle.

Caisse, produits et stocks

Qu’est-ce que la caisse ?

La caisse représente la réserve d’argent que la structure choisit de suivre dans PocketCrew. Elle est distincte des autres réserves, comme un compte bancaire ou une caisse d’amicale.

Comment la caisse est-elle suivie ?

Les opérations destinées à la caisse augmentent ou diminuent automatiquement son solde. Un inventaire permet ensuite de comparer le montant théorique avec l’argent réellement présent.

A quoi sert le mode "Client externe" ?

Il permet d’enregistrer dans PocketCrew une vente à une personne sans Pocket, afin de conserver un suivi complet du chiffre d’affaires, des stocks et, selon le mode d’encaissement, de la caisse.

Le stock se met-il à jour tout seul ?

Oui. Lorsqu’un produit est suivi en stock, chaque vente diminue automatiquement sa quantité et chaque correction la réajuste.

Peut-on être prévenu quand un produit s'épuise ?

Oui. Un seuil d’alerte peut être défini pour chaque produit. Le référent est prévenu lorsque le stock atteint ce seuil.

Cagnottes

À quoi servent les cagnottes ?

Elles permettent de collecter simplement les participations des membres pour un projet, une sortie, un cadeau ou toute autre dépense commune, directement depuis leur Pocket.

Peut-on contribuer sans avoir le solde ?

Non. Une contribution ne peut pas mettre le Pocket à découvert, même si la structure autorise le découvert pour les consommations.

Que se passe-t-il à la clôture d’une cagnotte ?

Le référent clôture la cagnotte et enregistre le retrait du montant collecté, en caisse ou hors caisse selon l’endroit où l’argent est prélevé.

Sécurité et données

Les paiements en ligne sont-ils sécurisés ?

Oui. Les paiements par carte sont traités de manière sécurisée par Stripe. Les données bancaires de la carte ne sont pas stockées par PocketCrew.

Les données sont-elles cloisonnées entre structures ?

Oui. Les données de chaque structure sont indépendantes et les utilisateurs n’accèdent qu’aux informations autorisées par leur rôle.

L’équipe PocketCrew a-t-elle accès à l’activité de ma structure ?

L’administration PocketCrew n’affiche pas les données d’activité de votre structure : chiffre d’affaires, caisse, stocks, cagnottes ou soldes des Pockets. Un accès technique aux données reste toutefois possible lorsque cela est nécessaire au fonctionnement, à la maintenance ou au support de PocketCrew.

Quelles données personnelles PocketCrew utilise-t-il ?

PocketCrew utilise les informations nécessaires au fonctionnement du compte, notamment le nom, le prénom, l’adresse email et, lorsqu’elle est renseignée, la date de naissance. Les rôles et appartenances aux structures sont également associés au compte. Les données de carte bancaire sont traitées par Stripe et ne sont pas stockées par PocketCrew.

Adhésion, sortie et mise en place

Comment un membre rejoint-il une structure ?

Il crée son compte, demande à rejoindre la structure, puis un référent accepte sa demande.

Comment quitter une structure ?

La sortie est possible uniquement lorsque le Pocket est à 0 €. Si son solde est positif ou négatif, il doit d’abord être régularisé.

Comment mettre en place une nouvelle structure ?

Contactez nous pour créer votre structure et désigner votre premier référent. Il pourra ensuite la configurer et la gérer en toute autonomie.

Abonnement

Peut-on tester PocketCrew avant de s'abonner ?

Oui ! Les formules Équipe et Foyer incluent un mois d'essai gratuit, sans engagement. Testez PocketCrew en conditions réelles avec vos membres avant de vous abonner.

Comment fonctionne l'abonnement ?

L’abonnement est lié à la structure. Deux offres sont disponibles selon ses besoins et ses limites de membres, de gardes et de produits. Le référent peut consulter et gérer son abonnement depuis PocketCrew.

Que se passe-t-il hors période d'abonnement ?

Hors période d’abonnement, l’activité courante est suspendue mais les données restent accessibles. Le référent peut toujours régulariser les Pockets des membres, notamment pour ramener les soldes à 0 €.